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Nell’ articolo di oggi parleremo di uno strumento molto importante per il cloud storage, OneDrive: cos’è e come funziona.

Ovunque ti trovi, con chiunque tu desideri, su qualsiasi piattaforma tu stia lavorando: è questo il principio della condivisione di OneDrive, il servizio di cloud storage di Microsoft. Sai cos’è il cloud storage?

Si tratta di uno spazio online. Di un luogo virtuale quindi, che ti permette di archiviare su Internet i file che desideri. (supporta più di 270 tipi di file). Di condividerli in maniera facile e veloce con altre persone e di sincronizzarli su altri dispositivi semplicemente servendoti delle apposite app.

Nulla di più comodo e, alle volte, una vera e propria salvezza per chi lavora da pc.

Cos’è OneDrive

OneDrive è un servizio di cloud storage offerto da Microsoft. Abbiamo detto che i servizi di cloud storage sono come degli “hard disk” online che permettono di archiviare i file su Internet. Di sincronizzarli automaticamente su una vasta gamma di dispositivi (tramite apposite app) e di condividerli facilmente con altre persone.

Punti di forza

Uno dei principali punti di forza di OneDrive è la compatibilità multipiattaforma. Il servizio di Microsoft, infatti, è compatibile con tutte le versioni più recenti di Windows e macOS. Inoltre con i principali sistemi operativi per smartphone e tablet, cioè Android e iOS/iPadOS. Inoltre è accessibile da Xbox e direttamente via browser. Questo permette di visualizzare tutti i file archiviati sul proprio spazio e di modificarli tramite le Web application di Office.

La sincronizzazione e la compatibilità multipiattaforma sono il principale punto di forza di OneDrive, che ti permette di creare un file sul pc, ad esempio, e di modificarlo poi sul tablet o sullo smartphone, salvando tutti i cambiamenti apportati.

OneDrive è compatibile con Windows Phone, Android, iOS e anche con Xbox. Questo ti permette di accedere allo stesso file da qualsiasi dispositivo, senza necessariamente doverlo inviare per e-mail o doverlo salvare sulla chiavetta per poterne disporre ovunque, e (caratteristica molto importante) ti consente di vedere le modifiche apportate in tempo reale.

Le modifiche, inoltre, possono essere apportate anche da un’altra persona con cui hai scelto di condividere il file, potendo così facilmente collaborare al medesimo progetto.

Con OneDrive puoi accedere ai tuoi file in tutta sicurezza ovunque ti trovi. Tutto quel che ti serve è una connessione a internet e un dispositivo. Ed eccolo qui l’altro vantaggio da non sottovalutare: la sicurezza.

Su OneDrive i tuoi file sono sempre al sicuro e qualsiasi cambiamento apporterai sarà salvato automaticamente e su tutti i dispositivi sincronizzati. Tutto ciò senza doverti preoccupare di fare ogni volta il backup. Quel che devi fare è solo attivare l’opzione di salvataggio automatico.

OneDrive: come funziona?

Per poter utilizzare OneDrive devi possedere un account Microsoft, ovvero un indirizzo e-mail con Outlook oppure con Hotmail o con Live.

Se utilizzi un sistema operativo Windows 8.1 o Windows 10 troverai il tuo account Microsoft già integrato nel sistema. Tutto quel che dovrai fare sarà cliccare sulla nuvoletta bianca, che puoi vedere a destra in basso vicino alla data e all’ora.

Oppure dovrai andare su Start e avviare OneDrive, dovrai inserire i dati dell’account Microsoft (indirizzo e-mail e password) e seguire il tutorial che ti sarà proposto. Quando avrai terminato (è tutto molto semplice), OneDrive sarà pronto per essere usato.

E se possiedi un sistema operativo Windows 7 o Windows 8 (non è supportato da Windows XP) oppure Mac OS? In questi casi per poter utilizzare OneDrive dovrai installarlo e, prima ancora, dovrai creare il tuo account Microsoft. Come fare?

Come iscriversi a OneDrive

Collegati a questa pagina, clicca su Avvia OneDrive, segui le istruzioni per creare il tuo account e per installare OneDrive sul tuo pc, scaricando e lanciando l’apposito file.

Quando la procedura sarà terminata, dovrai cliccare su Accedi, effettuare il login al tuo account Microsoft e scegliere la posizione predefinita in cui vuoi salvare la cartella di OneDrive.

Ora clicca su Avanti e decidi se sincronizzare tutti i file del tuo pc con OneDrive o se selezionarne solo alcuni, quelli che vuoi sincronizzare. In ogni caso, questa è una scelta che potrai modificare anche in futuro.

Come usare OneDrive su PC

Adesso vediamo come funziona OneDrive su PC. Come accennato in apertura del post, il servizio è compatibile con tutte le principali versioni di Windows. Tuttavia c’è da fare un paio di precisazioni importanti.

• OneDrive non è supportato da Windows XP.
• OneDrive è incluso “di serie” in Windows 10 e in Windows 8.1, quindi se sul tuo PC c’è installata una di queste versioni del sistema operativo Microsoft, puoi utilizzare il servizio senza scaricare software aggiuntivi.

Per tutte le altre versioni di Windows, vale a dire Windows 7 e Windows 8.0, per utilizzare OneDrive è necessario installare un client disponibile sul sito Internet di Microsoft: per scaricarlo sul tuo PC, clicca sul pulsante Scarica collocato sotto la dicitura OneDrive per Windows.

A download completato, apri il file OneDriveSetup.exe che hai appena scaricato sul tuo PC, clicca sul pulsante Sì e attendi che vengano scaricati da Internet tutti i componenti necessari al funzionamento di OneDrive. Non dovrebbe volerci molto.

Ti avviso che è disponibile anche l’applicazione OneDrive sul Microsoft Store. Questa permette solo di eseguire l’upload di documenti in cloud e di sfogliare le cartelle online. Mentre il client desktop consente anche la sincronizzazione dei dati del PC.

Al termine della procedura d’installazione o nel caso in cui OneDrive fosse già installato sul tuo PC, puoi trovare l’icona del client di OneDrive (quella con il simbolo di una nuvoletta) nell’area in basso a destra, sulla barra delle applicazioni, vicino all’orologio di Windows.

Fai, dunque, doppio clic sull’icona in questione e premi sul pulsante Accedi. A questo punto, effettua l’accesso al tuo account Microsoft e scegli se confermare la posizione predefinita della cartella di OneDrive (quella in cui verranno scaricati tutti i file sincronizzati con il servizio) o se cambiarla, cliccando sul pulsante Cambia posizione.

Usare OneDrive su smartphone o tablet

Per utilizzare OneDrive su dispositivi mobili Windows Phone, Android e iOS devi semplicemente scaricare l’apposita app dal rispettivo Store e, anche in questo caso, devi effettuare l’accesso la tuo account Microsoft.

Che sia da pc o da dispositivo, una volta lanciato OneDrive, dall’interfaccia potrai creare nuove cartelle, caricare o modificare i file che desideri, copiare e gestire i file già presenti sul tuo dispositivo fisso o mobile. In più puoi condividere i file o le cartelle con chiunque tu desideri, invitando le persone a visualizzare e/o a collaborare con te.

E c’è anche un’altra caratteristica importante e vantaggiosa. Con OneDrive puoi decidere di attivare il salvataggio automatico delle foto e dei video presenti sul tuo dispositivo mobile. Come fare?

Attivare salvataggio automatico

Accedi alla galleria fotografia del tuo smartphone e, tra le opzioni, attiva quella del salvataggio automatico su OneDrive.

Superato anche questo passaggio, clicca sui pulsanti Non ora, Avanti, Avanti e Apri la mia cartella OneDrive, per concludere il setup.

OneDrive sincronizza automaticamente tutte le tue cartelle in cloud sul tuo PC. Se vuoi modificare questo comportamento, fai clic sulla sua icona sulla barra delle applicazioni e seleziona le voci Altro > Impostazioni nel riquadro che ti viene mostrato.

Nella nuova schermata che visualizzi, fai clic sulla scheda Account e premi sul pulsante Scegli cartelle. A questo punto, non devi fare altro che togliere la spunta a fianco delle caselle relative ai nomi delle cartelle che non vuoi sincronizzare. Conferma, dunque, le modifiche premendo sul tasto OK.

Per accedere alla cartella dei file sincronizzati su PC, fai clic sull’icona di OneDrive sulla barra delle applicazioni e premi sul tasto Apri cartella, nel riquadro a schermo. OneDrive è accessibile anche tramite Esplora File di Windows: puoi trovare la scorciatoia rapida alle cartelle in cloud facendo clic sulla voce OneDrive che trovi sulla barra laterale di sinistra.

Condivisione dei file

Se vuoi condividere un file o un cartella pubblicamente, puoi eseguire quest’operazione facilmente direttamente da PC. Per fare ciò, apri la cartella di OneDrive tramite Esplora File o il pannello del client, usando l’apposito tasto Apri cartella.

Fatto ciò, clicca con il tasto destro sulla cartella o il file da condividere, così da mostrare il menu contestuale: tra le opzioni che visualizzi, seleziona quella denominata Condividi, per aprire il pannello avanzato per la gestione delle condivisioni dei file.

Adesso, devi valutare se effettuare la condivisione pubblica oppure con specifici contatti. In quest’ultimo caso, devi digitare l’indirizzo email del destinatario nell’apposito campo Immetti un nome o un indirizzo e-mail. Premi, infine, sul tasto Invia, affinché venga inviata una notifica via posta elettronica al destinatario relativa alla condivisione da te effettuata.

Genera un link per la condivisione di file

In alternativa, puoi generare un link che puoi condividere con chiunque: in questo caso, non devi inserire alcun indirizzo email, ma semplicemente gestire le opzioni di modifica del file. Se vuoi che chiunque sia in possesso del link possa modificare il file da te condiviso, devi assicurarti che sia indicata la dicitura Chiunque abbia il collegamento può modificare.

In caso contrario, se vuoi che il documento sia soltanto in lettura, impedendo qualsiasi tipo di modifica al file, fai clic sulla precedente dicitura e togli il segno di spunta dalla casella Consenti modifica. Se sei in possesso di un piano a pagamento di OneDrive, puoi anche impostare una password di accesso al file oppure la data di scadenza della condivisione. Premi poi su Applica, per confermare la tua scelta. In questo caso, l’opzione di condivisione sarà cambiata in Chiunque abbia il collegamento può visualizzare.

Il link di condivisione è disponibile premendo il tasto Copia collegamento, situato in basso. In questo modo, il link verrà copiato nella clipboard di Windows per essere incollato in un’e-mail o inviato tramite un servizio di messaggistica istantanea. Facendo clic sul pulsante Altre app, potrai condividere direttamente il link tramite altri servizi di terze parti.

Puoi verificare se un file o una cartella è attualmente in condivisione dall’icona di un omino a fianco al suo nome, nella colonna Stato di Esplora File. Per interrompere una condivisione, fai clic con il tasto destro del mouse sul file o la cartella condivisa, seleziona la voce Condividi dal menu contestuale e, nel pannello che ti viene mostrato, premi l’icona (…) collocata in alto, scegliendo l’opzione Gestisci accesso dal menu proposto.

Adesso, per rimuovere una condivisione di un file o una cartella, devi soltanto premere sul tasto X a fianco all’URL generato oppure del nome dell’utente con cui hai condiviso il file. Immediatamente, verrà cancellata la condivisione del file.

OneDrive per Mac

Se utilizzi un Mac, puoi scaricare il client ufficiale di OneDrive direttamente dal Mac App Store. Tutto quello che devi fare è raggiungere il link che ti ho fornito e premere sul tasto Ottieni/Installa, per eseguire il download e l’installazione automatica di OneDrive. Ti potrebbe essere chiesto di verificare la tua identità tramite password dell’ID Apple o Touch ID.

In alternativa, puoi scaricare il file .PKG per l’installazione “manuale” del client dal sito ufficiale di Microsoft, premendo sul pulsante Scarica. Al termine del download, fai doppio clic sul file ottenuto e, nella schermata che ti viene mostrata, premi sui tasti Continua e Installa. Fatto ciò, inserisci la password del Mac e premi sul pulsante Installa software.

I due client sono esattamente uguali, quindi, puoi scaricarlo sia dal Mac App Store che tramite il sito Web ufficiale, ma ti consiglio la prima soluzione, in quanto più immediata.

Inoltre, il funzionamento del client di OneDrive è praticamente identico a quello della controparte Windows, di cui ti ho parlato in questo capitolo. La differenza risiede nel fatto che nel client per macOS non è possibile eseguire la sincronizzazione automatica dei file multimediali o il backup delle cartelle personali dell’utente. Queste procedure devono essere eseguite manualmente, spostando i file e le cartelle all’interno di quelle di OneDrive sul Mac.